Einnahmen-Ausgaben-Rechnung für Fotografen in Österreich: Der Praxis-Guide

Du fotografierst Hochzeiten, Paare, Familien - und einmal im Jahr wirst du zur Buchhalterin. Dieser Guide erklärt die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung so, wie sie im Alltag eines Foto-Studios wirklich vorkommt: was zählt, was oft vergessen wird und wie du das Jahr ohne Zettelchaos abschließt. Er ersetzt keine Steuerberatung - aber er sorgt dafür, dass dein Steuerberater dich lieber sieht.

Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

Die E/A-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG) ist die vereinfachte Gewinnermittlung für die meisten Selbstständigen in Österreich: Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben = Gewinn. Gezählt wird nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip - relevant ist, wann Geld tatsächlich fließt, nicht wann die Rechnung geschrieben wurde. Keine doppelte Buchführung, keine Bilanz.

Deine Einnahmen: mehr als nur Shootings

• Honorare für Shootings und Hochzeitsreportagen (bezahlt, nicht nur fakturiert)
• Verkauf von Bildern, Alben, Prints und Gutscheinen
• Zusatzleistungen wie Gäste-Galerien oder Fotobox-Vermietung
• Anzahlungen - sie zählen in dem Jahr, in dem sie am Konto ankommen

Wichtig fürs Finanzamt: lückenlose, fortlaufende Rechnungsnummern. Eine stornierte Rechnung wird storniert, nicht gelöscht.

Die Betriebsausgaben, die Fotografen oft vergessen

• Kilometergeld: Anfahrt zum Shooting, Location-Besichtigung, Abholung beim Labor - 2026 amtlich 0,50 € pro Kilometer, mit Fahrtenbuch.
• Diäten: Bei längeren auswärtigen Einsätzen (z. B. ganztägige Hochzeit in einem anderen Bundesland) stehen dir Tagesgelder zu.
• SVS-Beiträge: Die Vorschreibungen der Sozialversicherung der Selbständigen sind voll absetzbar - eine der größten Positionen überhaupt.
• Abschreibung (AfA): Kamera, Objektive, Rechner über 1.000 € netto werden über die Nutzungsdauer verteilt; Anschaffung im zweiten Halbjahr → Halbjahres-AfA.
• Geringwertige Wirtschaftsgüter: bis 1.000 € netto sofort absetzbar (Speicherkarten, Stative, Blitze).
• Software-Abos: Lightroom, Galerie-Software, Buchhaltungs-Tools, Website-Hosting.
• Kammerumlage & Versicherungen: WKO-Grundumlage, Betriebshaftpflicht, Ausrüstungsversicherung.
• Arbeitszimmer / Studio: Miete und Betriebskosten anteilig, wenn die Voraussetzungen stimmen - hier lohnt der Steuerberater-Check.

Das Anlageverzeichnis: Pflicht, nicht Kür

Alles über der GWG-Grenze gehört ins Anlageverzeichnis: Anschaffungsdatum, Kosten, Nutzungsdauer, jährliche AfA, Restbuchwert. Verkaufst du ein Objektiv, gehört der Erlös in die Einnahmen und der Restbuchwert in die Ausgaben. Genau die Stelle, an der Excel-Listen im dritten Jahr auseinanderfallen.

Der Jahresabschluss ohne Panik: 4 Gewohnheiten

1. Belege sofort erfassen - fotografieren, Kategorie, fertig. Nicht sammeln, erfassen.
2. Fahrten am selben Tag eintragen - ein vergessenes Fahrtenbuch lässt sich im Dezember nicht ehrlich rekonstruieren.
3. Einnahmen an Rechnungen koppeln - jede Zahlung gehört zu einer Rechnung, jede Rechnung zu einem Shooting.
4. Quartalsweise draufschauen - 30 Minuten pro Quartal ersparen das Steuer-Wochenende im April.

Womit erfassen?

Excel funktioniert, bis das Anlageverzeichnis und das Kilometergeld dazukommen. Allgemeine Buchhaltungs-Apps können E/A - aber sie wissen nicht, was ein Shooting ist. In Corinna Studio ist die Buchhaltung mit deinem Foto-Workflow verbunden: Aus dem Angebot wird die Rechnung, aus der Zahlung die Einnahme, der Beleg hängt am Projekt, Kilometergeld und AfA rechnen mit österreichischen Regeln. Am Jahresende exportierst du eine Übersicht für den Steuerberater - Steuer-Sicht und Cash-Sicht getrennt.

Dieser Artikel ist sorgfältig recherchiert, aber keine Steuerberatung. Sätze und Grenzen (Kilometergeld, GWG-Grenze) können sich ändern - verbindlich ist immer die Auskunft deines Steuerberaters bzw. des BMF.

Häufige Fragen

Muss ich als Fotografin eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung machen?

Die meisten selbstständigen Fotografinnen und Fotografen in Österreich ermitteln ihren Gewinn per Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG) - solange keine Buchführungspflicht besteht (Kapitalgesellschaft oder Umsatz über den Schwellen der Bundesabgabenordnung). Im Zweifel klärt das dein Steuerberater in einer Viertelstunde.

Kann ich meine Kamera sofort absetzen?

Bis 1.000 € netto gilt sie als geringwertiges Wirtschaftsgut und kann sofort abgesetzt werden. Teurere Ausrüstung wird über die Nutzungsdauer abgeschrieben (AfA) - bei Kameras üblicherweise mehrere Jahre, bei Anschaffung im zweiten Halbjahr mit Halbjahres-AfA.

Wie viel Kilometergeld darf ich verrechnen?

Für betrieblich gefahrene Kilometer mit dem privaten PKW gibt es das amtliche Kilometergeld (2026: 0,50 € pro Kilometer). Voraussetzung ist ein Fahrtenbuch oder eine gleichwertige Aufzeichnung: Datum, Strecke, Zweck, Kilometer.

Welche Software eignet sich für die E/A-Rechnung als Fotografin?

Alles, was Einnahmen, Ausgaben, Belege, Kilometer und Anlagen sauber erfasst - von Excel bis zur Buchhaltungs-App. Speziell für Foto-Studios gebaut ist Corinna Studio: Dort hängen Einnahmen an Shootings und Rechnungen, und Kilometergeld, AfA und SVS sind eingebaut.